Samenwerken tijdens thuiswerken

Heel wat mensen werken inmiddels vanuit huis.

Voor velen is/was dat wennen. Nu zit er wel een verschil tussen thuiswerken en samenwerken. Vanuit huis kun je vrij gemakkelijk je taken uitvoeren.

Maar ik krijg regelmatig signalen dat samenwerken toch als best lastig wordt ervaren, wanneer collega’s vanuit huis werkt. Mensen missen even het naar een collega of teamleider lopen met een vraag. Maar ook het gevoel van met elkaar aan een project bezig zijn wordt gemist of als lastig ervaren wanneer we dat vanuit huis moeten doen. En voor je het weet werkt iedereen vanaf zijn eigen eilandje.

 

De volgende tips zijn essentieel bij samenwerken. Juist wanneer we dit op afstand vanuit huis moeten zien te bewerkstelligen.

 

Formuleer duidelijke doelen

Het is belangrijk voor een succesvolle samenwerking dat er inzicht is in het doel van die samenwerking en dat daar overeenstemming over bestaat. In de praktijk blijkt dat dit niet altijd even helder is voor de teamleden. Zorg ervoor dat de doelen niet te abstract zijn. Bijvoorbeeld: “we streven naar een betere service”. Wanneer de doelen concreter zijn zal dit effectiever werken. Bijvoorbeeld: “Onze service willen wij verbeteren door vragen van cliënten die per e-mail gesteld worden binnen 24 uur te beantwoorden”.

 

Effectieve en efficiënte rol- en taakverdeling

In een team is het van belang dat er heldere taakomschrijvingen zijn. Zeker nu we met zovelen vanuit huis werken. Op die manier is het duidelijk wie wat doet en welke bevoegdheden bij die taak horen. Onduidelijkheid kan leiden tot onzekerheid of irritaties en dat veroorzaakt dan weer inefficiënt samenwerken.

Daarnaast is een evenwichtige rolverdeling tussen de teamleden van belang. Soms ontstaat deze rolverdeling vanzelf. Eén persoon werpt zich bijvoorbeeld altijd spontaan op als spreekbuis voor het team richting het management. Dat werkt vaak prima. Voor sommige rollen is het verstandig om duidelijke afspraken te maken.

 

Betrokkenheid en motivatie

Hoe houd je mensen betrokken en gemotiveerd wanneer iedereen vanuit huis achter de computer en telefoon zit te werken? Zijn de mensen nog enthousiast tijdens de sessies via Teams, Skype of Zoom? Of fungeren deze sessies meer en meer als het zenden van informatie door één of een slechts enkele personen? Betrokken en gemotiveerde mensen heb je altijd nodig bij samenwerking in een team en zeker wanneer zij op afstand moeten samenwerken. Belangrijk is hierbij om niet alleen opdrachten te geven, maar het gesprek met elkaar aan te gaan. Daag mensen uit ideeën te lanceren voor een bepaald project. Neem deze ideeën serieus. Laat mensen elkaar aanvullen. Vraag wat hun wensen zijn en bedenk met elkaar hoe daar aan voldaan kan worden. Vraag en luister. Geef complimenten en feedback.

 

Geef Vertrouwen

Dit kan voor veel mensen best een lastige zijn. Zeker wanneer je als leidinggevende graag ‘in control’ bent en gewend om regelmatig op de werkvloer bij de mensen langs te gaan. Even kijken waar ze mee bezig zijn en of er vragen zijn of dat ze misschien hulp nodig hebben. Dat is nu een stuk lastiger. Hoe geef je vertrouwen? Door open en eerlijk te zijn en er geen dubbele agenda op na te houden. Stel jezelf kwetsbaar op. Geef aan dat je mensen het vertrouwen geeft en wat je van hen verwacht. Houd contact met de teamleden, maar overdrijf het niet.

 

Houd rekening met de ‘kleur’ van je teamleden

Mensen verschillen van elkaar en reageren dus ook verschillend op alle veranderingen. De één vindt het zeer waarschijnlijk prima om alleen vanuit huis te werken. Die wordt niet gestoord door anderen en kan voluit aan zijn of haar taken werken. Terwijl de ander misschien door de afzondering en het gemis van collega’s tijdens het thuiswerken moeite heeft om zich te focussen. Ken de kleur en de daarbij behorende voorkeursstijlen van je teamleden en houd daar rekening mee. De DISC methode is daarbij een zeer praktische en verhelderende tool.

Wil je meer weten? Neem vrijblijvend contact met me op.

Christine