Goed feedback geven is essentieel in de samenwerking met teams.

Feedback geven is soms ook lastig of spannend om te doen. Hoe zal de ander immers reageren? Je wilt namelijk wel een gewenst resultaat bereiken met je feedback. Hieronder staan een aantal tips & tricks die je helpen bij het geven van feedback.  

Vermijd feedback in een emotionele toestand  

In de praktijk gebeurt regelmatig het volgende: Feedbackgever is boos, geïrriteerd of teleurgesteld over datgene wat een ander heeft gezegd, gedaan of juist niet gedaan.  Er wordt direct feedback gegeven vanuit deze emotie.

De ontvanger van feedback reageert geschokt, boos of juist niet op de emotie van de feedbackgever. Resultaat is dat met de feitelijke feedback weinig tot niets wordt gedaan, er wordt alleen gereageerd op emoties.  

Houd het doel van feedback voor ogen   

Voordat je feedback gaat geven is het belangrijk om jezelf het volgende af te vragen: “wat wil ik bereiken met mijn feedback? Wat wil ik dat er verandert of verbetert?” Hiermee houd je het doel voor ogen en vergroot je de kans op datgene te bereiken met feedback wat je voor ogen had.

Richt feedback op gedrag, niet op de persoon  

Richt de feedback altijd op datgene wat iemand doet of gedaan heeft en niet op hoe hij of zij is.  Zeker als de gemoederen oplopen is de verleiding groot om iets te zeggen in de trant van: ‘Jij bent ……… ‘ De ander zal zich aangevallen voelen, de hakken in het zand zetten of in de schulp kruipen. Maar hoe dan ook de feedback schiet zijn doel voorbij.

Wanneer feedback gegeven wordt op het gedrag zal de ontvanger sneller bereid zijn om hier iets aan te veranderen.  Op het moment dat de feedbackgever zegt: jij bent een enorme chaoot (gericht op de persoon), zal de ontvanger zeer waarschijnlijk direct in de verdediging of frustratie gaan.

De feedbackgever kan ook zeggen: ik heb gezien dat je in die en die stukken meerdere slordigheidsfouten hebt gemaakt (dit is gericht op het gedrag of prestatie van de persoon). 

Communiceer in de ik-boodschap  

Wanneer we iemand willen aanspreken op het gedrag zijn we al snel geneigd om dit in een jij-boodschap te brengen. Echter ook hierbij geldt dat de ander zich daardoor snel aangevallen zal voelen, in de verdediging schiet of ontkent. In die gevallen leidt het de aandacht af van wat je met de feedback wilt bereiken. Namelijk verandering.

Hoe kan je ervoor zorgen dat de boodschap wel aankomt, zonder dat dit weerstand oproept? Dit bereik je door je op- of aanmerkingen te verpakken in de ik-boodschap.

Even een voorbeeldje:

Jij-boodschap: Jij maakt teveel fouten in de offertes. Dat moet anders. Ik–boodschap: Ik krijg klachten van de cliënten over de offertes die je hebt gemaakt waarin fouten staan. Ik zou graag willen dat je de offertes goed nakijkt, zodat ze correct de deur uitgaan. 

Laat de gesprekspartner reageren  

Voor veel mensen is dit een lastig moment, want de vraag is: “hoe gaat de ander reageren”. Sommigen omzeilen liever dit moment door feedback te geven en weg te lopen, zonder de ander de gelegenheid te geven om te reageren.

De kans is hiermee wel erg groot dat dit feedbackgesprek geen win win situatie oplevert. Want mogelijk snapt de gesprekspartner helemaal niet waar het over gaat, heeft wellicht vragen of zou graag zijn of haar eigen mening hierover geven.

Geef je gesprekspartner de ruimte om op je feedback te reageren. Vraag of hij/zij jouw boodschap heeft begrepen. Of hij/zij zich hierin herkent. Is dat niet het geval, maak dan van de gelegenheid gebruik om één en ander toe te lichten en door te vragen. Durf dus om een reactie te vragen. Wees bereid om naar de reactie van de ander te luisteren. 

Conclusie:

Wanneer je in het feedbackgesprek rekening houdt met bovengenoemde tips & tricks, is de kans vele malen groter dat je gesprekspartner bereid is om gehoor te willen geven aan je feedback. Jouw boodschap is dan wél aangekomen en de ander kan en wil hier ook daadwerkelijk iets mee doen.