Regelmatig komt in gesprekken met leidinggevenden naar voren dat de samenwerking binnen het team beter kan. Het loopt niet soepel, de communicatie laat vaak te wensen over en tot overmaat van ramp groeit het aantal klachten van klanten.
Na enig doorvragen blijkt vaak dat de samenwerking vroeger beter ging. Maar na flinke verandering zoals een reorganisatie of fusie is bij veel bedrijven de samenwerking binnen het team verslechterd. Mensen zijn bijvoorbeeld bang en onzeker geworden om hun privileges kwijt te raken of dat een collega hun taken over zal nemen. Met als gevolg dat veel mensen binnen het team op hun eigen “eilandje” gaan zitten. Er is te weinig samenwerking en sommige teamleden wantrouwen elkaar zelfs. Er wordt veel werk dubbel gedaan of er blijft werk liggen, doordat men niet goed samenwerkt en dat kost tijd en geld. Dat kan vaak beter.
De basis voor het goed functioneren van het team wordt gevormd door een aantal voorwaarden.
Duidelijke doelen
Het is belangrijk voor een succesvolle samenwerking dat er inzicht is in het doel van die samenwerking en dat daar overeenstemming over bestaat. In de praktijk blijkt dat dit niet altijd even helder is voor de teamleden. Zorg ervoor dat de doelen niet te abstract zijn. Bijvoorbeeld: “we streven naar een betere service”. Wanneer de doelen concreter zijn zal dit effectiever werken. Bijvoorbeeld: “Onze service willen wij verbeteren door vragen van cliënten die per e-mail gesteld worden binnen 24 uur te beantwoorden”.
Effectieve en efficiënte rol- en taakverdeling
In een team is het van belang dat er heldere taakomschrijvingen zijn. Op die manier is het duidelijk wie wat doet en welke bevoegdheden bij die taak horen. Onduidelijkheid kan leiden tot irritaties en dat veroorzaakt dan weer inefficiënt samenwerken.
Daarnaast is een evenwichtige rolverdeling tussen de teamleden van belang. Soms ontstaat deze rolverdeling vanzelf. Eén persoon werpt zich bijvoorbeeld altijd spontaan op als spreekbuis voor het team richting het management. Dat werkt vaak prima. Voor sommige rollen is het verstandig om duidelijke afspraken te maken.
Open communicatie en goede teamcultuur
De kwaliteit van de samenwerking staat of valt met hoe men met elkaar omgaat en communiceert. Is het de gewoonte dat binnen het team men elkaar – op een respectvolle manier – feedback geeft of spreken de collega’s elkaar juist niet rechtstreeks aan, maar wordt het wel met andere collega’s besproken.
Het is belangrijk dat er duidelijke en goede werkafspraken zijn. En hoe gaan we met elkaar om. Een goede methode om dit te bewerkstelligen is een gestructureerd werkoverleg.
Effectief samenwerken en communicatie zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Een belangrijk onderdeel van alle (team)trainingen is communicatie. Zonder effectieve communicatie is er geen effectieve samenwerking. Op zoek naar meer inspiratie voor effectieve samenwerking? Kijk eens bij het aanbod voor Teams en uitgebreide informatie over DISC.