Wanneer je effectief én efficiënt werkt, kun je veel meer uit je werkdag halen in minder tijd.
Effectief en efficiënt werken is overigens niet hetzelfde en toch worden deze termen nogal eens door elkaar gebruikt. Dus een kleine toelichting is wel op zijn plaats.
Effectief werken betekent doeltreffend werken. Effectief wil zeggen dat die activiteiten/taken worden verricht waarmee de doelen die je wilt of moet bereiken ook daadwerkelijk gerealiseerd worden.
Efficiënt werken betekent doelmatig werken. Dus zodanig werken dat het de minste tijd, middelen en inspanning kost. De taak wordt op de meest praktische manier uitgevoerd. Hierbij wordt geen rekening gehouden of de taak nu wel of niet belangrijk is.
Alleen efficiënt werken brengt je dus niet automatisch dichter bij je doel!
Eerst effectief, dan efficiënt
Om zowel effectief én efficiënt te werken heb je dus om te beginnen een duidelijk doel nodig. Wat wil je bereiken? Vandaag of binnen bepaald tijdbestek? Welke activiteiten of taken moeten verricht worden om dat doel te bereiken? Als dat helder is ga je kijken hoe je dat zo efficiënt mogelijk kunt doen.
Enkele tips om effectief en efficiënt te werken:
-
Maak effectief en efficiënt werken bespreekbaar
De meeste mensen werken in teamverband en hebben regelmatig contact en overleg met elkaar. Geef aan dat je effectiever en efficiënter wilt werken en daarbij misschien soms dringend behoefte hebt aan ongestoord kunnen werken. Bespreek met elkaar hoe dat in te regelen is en er zijn ongetwijfeld collega’s die ook effectiever en efficiënter willen werken. Is er een mogelijkheid om een plek in te richten waar jij en collega’s zich tijdelijk af kunnen zonderen? En brainstorm met elkaar wat nu eigenlijk het meest effectief en efficiënt werken is. Je inspireert elkaar en met elkaar kom je vaak tot inzichten hoe het nog beter of eenvoudiger kan.
-
Maak van je doel(en) stellen een prioriteit
Wanneer jij je doel 100% helder hebt is het gemakkelijker om gefocust te blijven werken. Kies je acties heel bewust. Schrijf ze op en begin er je dag mee. Veel mensen hebben de neiging om het werk “voor de voet afwerken”. Stapels wegwerken, mail en vragen beantwoorden enz. Je bent er zomaar de hele dag druk mee. Ongetwijfeld belangrijke zaken voor jou of voor je collega’s, maar dragen ze bij aan het bereiken van het doel? Ga je regelmatig naar huis met een moe en ontevreden gevoel, omdat je (weer) datgene niet gedaan hebt wat je eigenlijk wilde of moest doen? Dan heb je zeer waarschijnlijk onvoldoende prioriteit aan je doel(en) gegeven.
-
Reflecteer en maak telkens weer de balans op
Neem aan het einde van elke werkdag even de tijd om de balans op te maken. Wat wilde je doen en wat heb je gedaan? Waar ben je toch niet aan toe gekomen en waarom niet? Kom je (bijna) elke werkdag tot de conclusie dat jij je doel(en) niet gehaald hebt? Waar gaat het mis en wat kan en moet je dan veranderen? En vergeet vooral ook niet om te kijken naar wat wel goed is gegaan. Wat leverde jou dit op? Hoe heb je dat bereikt en hoe kun je dit toepassen in de werkzaamheden die nog niet volgens plan gaan? Schrijf het op en maak eventueel een lijstje met belangrijke punten voor de volgende werkdag. Leer van je fouten en je successen, daarmee verbeter jij jezelf steeds verder. Sluit ddaarna je werkdag bewust af. Dat geeft rust en energie om daarna je tijd volledig aan je privéleven te wijden. Dit draagt bij aan een gezonde werk-privé balans.
Voor veel mensen is de werkdag druk en hectisch met een volle agenda. Door zo veel mogelijk je werk effectief en efficiënt in te delen en uit te voeren krijg je meer grip op je werk. Een niet onbelangrijk voordeel is dat dit stress en de kans op burn out enorm vermindert. En het verhoogt het werkplezier. Wie wil dat nou niet?
Wil je meer lezen over dit onderwerp? De volgende artikelen sluiten hierbij aan:
Checklist voor meer productiviteit
