Waarom zou je moeten kunnen delegeren?
Goed kunnen delegeren is essentieel voor succes, maar je moet het als leidinggevende wel kúnnen. Goed nieuws: delegeren kun je leren.
Wat is delegeren?
Volgens de VanDale is de betekenis van het woord delegeren: ‘het overdragen van een taak’. Dat is correct en tegelijkertijd wel kort door de bocht, want delegeren is meer dan dat. Het zit hem vooral in het woord ‘overdragen’. Delegeren is niet ‘werk over de schutting gooien’. Het gaat er o.a. vooral om dat de juiste taak bij de juiste persoon terecht komt. En dat er op een goede manier wordt gemonitord.
Waarom is delegeren lastig?
Het mag niet fout gaan …
Een veel voorkomend dilemma voor leidinggevenden om taken wel of niet te delegeren is dat ze vaak perfectionistisch zijn. En daarbij willen ze niet het risico lopen dat het fout gaat. Dus dan doen ze het liever zelf, terwijl dit eigenlijk niet (meer) tot hun taak behoort of er geen tijd meer voor is.
Het moet op mijn manier gebeuren …
Herkenbaar? Je hebt als leidinggevende wel geprobeerd om werk te delegeren, maar dan heeft die persoon een heel andere aanpak dan jij. En je wilt dat het op jouw manier gebeurt. Maar betekent een andere aanpak automatisch dat het resultaat niet goed is?
Precies en op elk moment willen weten hoe het ervoor staat …
Bij dit punt draait het vooral om (kunnen) loslaten en vertrouwen. En dat is soms heel lastig. Je hebt en houdt graag de controle en dat maakt dat je het moeilijk vindt om erop te vertrouwen dat de ander de taak correct en op tijd uitvoert.
5 tips om beter te leren delegeren
1- Begin in kleine stapjes
Delegeer niet direct een heel project, maar begin met één of twee onderdelen eruit. Als leidinggevende moet je het vertrouwen krijgen dat het lukt, maar ook je medewerkers moeten vertrouwen krijgen. Wanneer zij succes boeken werkt dat heel motiverend en inspirerend. Dat geldt voor beide partijen.
2- Schep duidelijkheid
Bespreek met de mensen aan wie je taken delegeert wat het eindresultaat moet zijn. Geef eventuele deadlines heel helder aan en maak afspraken over tussentijdse evaluaties. En niet te vergeten: geef ook aan waarom je deze personen hebt gekozen voor de taken en waarom dit belangrijk is. Dit alles bij elkaar geeft duidelijkheid voor iedereen en maakt betrokken.
3- Geef de taak aan de juiste persoon
Je zult misschien denken dat je de taak moet delegeren aan de persoon met daarvoor de beste kwalificaties. Maar voorkom dat je steeds dezelfde (soort) taken aan dezelfde persoon uitbesteedt. Geef die taken ook eens aan een ander die het uiteraard wel aankan, maar misschien nog e.e.a. moet leren. Zo benut je zoveel mogelijk talenten binnen je team.
4- Begeleid je mensen
Zeker in het begin zullen mensen jouw begeleiding nodig hebben. Bedenk dat zij in een groeiproces zitten. Dat betekent overigens niet dat je hen continue moet controleren en bij de minste of geringste fout de taak direct weer zelf uit gaat voeren. Vraag je medewerkers wat zij nodig hebben en zorg voor een cultuur waarin zij zich veilig voelen om jouw begeleiding te vragen.
5- Spreek je waardering uit
Spreek regelmatig je waardering uit. Ook als iemand een foutje maakt en dit weet te herstellen. Het is een groeiproces. Wanneer mensen het gevoel krijgen dat ze gezien en gerespecteerd worden en kunnen groeien, bevordert dit de binding met jou en de organisatie. Geef dus zo nu en dan een compliment.
Delegeren kun je dus leren. Voor de ene persoon is delegeren nu eenmaal lastiger dan voor de andere persoon. En ook delegeren begint bij jezelf. Kun je loslaten en toestaan dat de taken op een (iets) andere manier uitgevoerd worden dan jij zou doen? En leer accepteren dat er wel eens iets fout gaat.
Persoonlijk vond ik het als leidinggevende heel lastig om bepaalde taken los te laten, want het mocht vooral niet fout gaan. Vanuit DISC bekeken is dat eigenlijk niet zo vreemd. Ik heb een hoog C temperament en wil liefst geen fouten maken. Maar ik heb ook geleerd dat vasthouden aan alles bij me houden niet goed voor mezelf én het team was. Mijn leerproces was om vertrouwen te hebben in het kunnen van de ander en niet in de stress te raken als er iets fout ging. Het leverde mij veel meer tijd voor andere zaken op en de teamleden kregen veel meer de kans voor persoonlijke groei.
Wil jij ook (beter) leren delegeren? Ik help je graag! Maak vrijblijvend een telefonische of video-call afspraak. Dan bekijken we samen wat voor jou het beste is.
