Wat je als leidinggevende communiceert, zowel (non)verbaal als op schrift, ligt onder een vergrootglas.
Dat is inherent aan de functie. Maar ben jij je altijd bewust hoe je communiceert? Of wat de uitwerking is van jouw woordgebruik, intonatie of mimiek? Als alles betrekkelijk rustig is en je de boel onder controle hebt zal jij je daar best van bewust zijn. Maar ja, in de praktijk is het meestal vrij hectisch en druk en moet je meerdere ballen tegelijk in de lucht houden. De kans is erg groot dat jij je dan altijd niet meer bewust bent van hoe je communiceert. En daar wringt nou net de schoen.
Miscommunicatie ontstaat meestal in alle hectiek. Je wilt snel reageren en oplossen. Even rap die e-mail naar 1 of meerdere teamleden eruit doen. Herkenbaar? Toch is het raadzaam om zo nu en dan juist te vertragen. Uitzoomen en vertragen geeft jou de gelegenheid om bewust te communiceren. En al voelt het tegenstijdig, je zal zo juist sneller het gewenste doel te bereiken en er ontstaat minder ruis op de lijn.
3 veel gemaakte fouten met Tips
Fout 1: je wekt de indruk geen tijd te hebben voor je team
Met de telefoon in de hand loop je gehaast de werkvloer op om iemand een opdracht te geven om daarna gelijk je telefoontje te plegen. Je zegt tegen die persoon: ‘hey Marcel, snel even tussendoor. Wil jij vanochtend een offerte voor klant X maken en versturen?’ En weg ben je om je telefoontje te plegen.
Marcel blijft wat vertwijfeld achter met bijvoorbeeld een vraag over specificaties, maar hij vindt het lastig om jou hierover te storen. Hij voelt zich bezwaard om bij je binnen te stappen, want je bent overduidelijk heel druk. Maar ondertussen – zeker als dit vaker voorkomt – loop je het risico dat je teamleden zich bij elkaar beklagen over het feit dat je nooit tijd voor hen hebt. En misschien zou je wel degelijk tijd vrijmaken als – in dit geval – Marcel bij je binnen zou lopen met zijn vraag. Maar de indruk is gewekt dat je dat niet hebt en voor je het weet heeft de indruk zich ontpopt tot een vaststaand feit.
Tip: Wat kun je beter doen
Neem bewust elke dag een moment de tijd om de werkvloer op te gaan en geef mensen oprechte aandacht. Maak een praatje, vraag je teamleden of ze ergens mee zitten. Wees relaxed, maak eens een grapje en kijk mensen aan. Hoe reageren ze? Heb je echt contact met ze? Zorg dat je in verbinding komt met je team en geef ze het vertrouwen dat je er voor ze bent en dat ze bij je terecht kunnen als ze vragen hebben of ergens mee zitten. Deze tijdsinvestering verdient zich dubbel en dwars terug.
Fout 2: Je bent niet specifiek genoeg
Deze fout is – ik zou het bijna een klassieke fout willen noemen – één die sneller gemaakt is dan je misschien denkt. Stel je hebt als leidinggevende de opdracht gekregen om een bepaalde verandering door te voeren. Je gaat aan de slag, puzzelt ermee en laat er misschien wel een SWOT analyse op los. Kortom je werkt voor jezelf – waarschijnlijk in overleg met jouw manager of collega – de verandering helemaal uit. En op een gegeven moment is het zover om dit aan je teamleden te presenteren. Helaas gebeurt het maar al te vaak dat er wel gecommuniceerd wordt dat er een bepaalde verandering plaats gaat vinden, hoe die eruit gaan zien en wanneer. Maar regelmatig wordt verzuimd om te bespreken waarom die verandering er moet komen. En helaas wordt ook nog al eens vergeten om uit te leggen wat dit voor iedereen gaat betekenen. Met als gevolg dat mensen niet mee willen in de verandering.
Tip: Wat kun je beter doen
Voordat je de verandering aan je team gaat presenteren; vraag jezelf af wat zij allemaal aan informatie nodig hebben om zich te willen committeren aan de verandering. Ga er niet klakkeloos vanuit dat je teamleden toch wel zullen begrijpen dat ………. Dit betekent niet dat je teamleden niet slim zijn of iets dergelijks, maar ze hebben volledige informatie nodig om zich een beeld te vormen. Schets niet alleen de voordelen, maar bespreek ook eventuele nadelen of mogelijk minder prettige gevolgen. Kortom geef ze de volledige versie.
Fout 3: Je emoties gaan met je aan de haal
Je hebt het steendruk. Deadlines moeten gehaald worden. Je moet brandjes blussen, klanten terugbellen. De ceo wil jou vandaag ook nog spreken en dan gebeurt er nog iets wat jou flink frustreert. Je voelt je boos worden en je zou het liefst willen schelden op die persoon. Niets menselijks is ons vreemd. Maar de vraag is natuurlijk of verstandig is om al je opgekropte emoties op die persoon te botvieren. Want wat bereik je ermee? Meestal niets toch?
Tip: Wat kun je beter doen
De eerste stap is om je bewust te worden van jouw emoties en het effect daarvan op jezelf en anderen. Om de regie over jouw emoties te houden werkt het altijd goed om – letterlijk – even afstand te nemen van de situatie en/of persoon. Las een korte pauze in. Schenk iets te drinken in of ga naar het toilet. Zodra jij je emoties weer onder controle hebt kun je het gesprek weer op gang brengen.
Samenvattend
Effectief communiceren kan zeker in alle hectiek best lastig zijn. Voor je er erg in hebt zit je op een verschillende golflengte en ontstaat er ruis. Door helder te communiceren, tijd te maken voor je teamleden en jezelf niet gek te laten maken zal er minder miscommunicatie ontstaan. Daar hebben jij, je team én jullie klanten baat bij.
Ik wens je veel succes en werkplezier!
Wil je meer weten? Neem vrijblijvend contact met me op en dan kijken we samen wat het beste bij jou past.
