Een goede communicatie is één van de belangrijkste sleutels tot succes.

Toch laat de communicatie nog al eens te wensen over. In de eerste plaats de onderlinge communicatie binnen het bedrijf, maar ook met de cliënten valt er nog veel te winnen. Hieronder een opsomming van enkele veel gemaakte fouten en handige tips, zodat de communicatie en boodschap goed overkomt.

5 veel gemaakte fouten en handige tips:

1.  Emoties met je aan de haal laten gaan tijdens gesprek

Zeker wanneer je onder druk komt te staan is de kans groot dat je vanuit je emotie gaat reageren. Je voelt je bijvoorbeeld enorm boos worden om wat een ander zegt of (niet) doet en daarop reageer je heel fel. Je zegt dingen die je achteraf gezien beter niet of anders had kunnen zeggen. Gevolg is dat de ander óf ook boos wordt óf zich volledig afsluit van jou. Het kan ook zijn dat je snel gaat huilen – dat wil je dan waarschijnlijk niet – en daarom klap je helemaal dicht. Hoe dan ook: de boodschap mist in elk geval zijn doel, het gewenste resultaat wordt niet bereikt en de (werk)relatie is verstoord.

TIP

Om te voorkomen dat je vanuit een overprikkelde emotie reageert is het belangrijk om je emoties te (h)erkennen. Je hoeft je emoties zeker niet uit te schakelen, maar leren ze te kanaliseren. Neem even afstand en kom eerst tot rust (ga desnoods naar het toilet of pak iets te drinken). Adem bewust rustig en bedenk wat je wilt zeggen en houdt het resultaat dat je wilt bereiken voor ogen.

2.  Niet assertief communiceren

Ben jij ook zo iemand die altijd ‘ja’ zegt als je gevraagd wordt iets te doen, extra te werken of wat dan ook? Je wilt de ander niet teleurstellen of je bent bang dat ze je anders niet leuk of aardig vinden. Achteraf gezien loop jij compleet over en het lijkt wel of niemand het in de gaten heeft. Herkenbaar?

TIP

Hoe kun je dit veranderen? Door te beginnen om niet direct te antwoorden. Weeg voor jezelf eerst af of je aan de vraag kan en wilt voldoen. Geef zelf je grenzen aan en verwacht niet van de ander dat die weet waar jouw grens ligt. Geef duidelijk en vriendelijk aan wat je wel en niet kunt doen of wanneer je iets kunt doen.

3.  Woordgebruik die jouw boodschap verzwakt

Woordgebruik kan jouw boodschap of vraag maken of breken. Wat wordt daarmee bedoeld? Bijvoorbeeld woorden als eventjes, misschien, mogelijk, als het uitkomt ….. en verkleinwoordjes verzwakken de belangrijkheid of urgentie van jouw vraag of boodschap. Mensen die zich onzeker voelen hebben de neiging om verzwakkende woorden te gebruiken. De kans dat de ander je vraag of verzoek niet serieus neemt of geen tijd voor vrijmaakt wordt hiermee vergroot.

TIP

Neem van tevoren de tijd om te bedenken wat je wilt vragen of zeggen. Wees concreet in je bewoording en schrap verkleinwoordjes en andere verzwakkende woorden eruit. Zorg voor een zekere uitstraling door de ander in de ogen te kijken, je voeten goed op de grond te zetten en rechtop te staan of zitten. Besef: jouw vraag of boodschap doet er toe.

4.  Doordraven zonder op de luisteraar te letten

Dit komt veelvuldig voor. De verteller begint vol enthousiasme zijn of haar verhaal af te steken en ratelt maar door. De luisteraar wil daarop reageren, maar krijgt er geen speld tussen. Langzaam maar zeker begint de luisteraar af te haken, voelt zich ongemakkelijk of overdonderd te raken.

TIP

Let bij de interactie ook op de non verbale communicatie van de ander. Wat zegt de gezichtsuitdrukking? Is er interesse, ongemak of ongeduld van het gezicht af te lezen. Geef de ander de gelegenheid om te reageren. Houdt er rekening mee dat mensen op verschillende manieren informatie filteren en verwerken. Door je af te stemmen op de ander komt jouw boodschap veel beter over.

5.  Nalaten te checken of de ander jou begrepen heeft

Nog een veel gemaakte fout is het nalaten te checken of de ander jou begrepen heeft. Je gaat er vanuit dat de strekking van jouw verhaal, verzoek of mededeling zonder meer is begrepen. Je verwacht dat de ander iets gaat doen, maar de vraag is of die persoon wel doorheeft dat hij of zij iets moet doen. Vaak wordt een boodschap of vraag ‘flink verpakt’ in een heel verhaal. Zo ontstaat verwarring en miscommunicatie.

TIP

Vat de kern van je boodschap nog een keer kort samen. Of heb je een verzoek: stel je vraag aan het einde van je betoog nog eens duidelijk. Vraag bijvoorbeeld: wanneer kun je ………?

Ook hierbij geldt: wees alert op non verbale signalen. Zie je een frons, een wazige blik in de ogen of probeert de ander iets te zeggen of te vragen, ga er op in. Stel de vraag of de ander begrijpt wat je bedoelt. Of stel de vraag: hoe zie jij dat?

Ik wens je veel succes!

Wil je meer weten? Neem vrijblijvend contact met me op en dan kijken we samen wat het beste bij jou of  jouw team past.